大数据环境下的管理信息系统升级与改造

崔羽 高连伟


《规划师》


摘  要:随着信息技术的日趋成熟,信息化在我国城市规划管理中发挥着越来越重要的作用。为全面推动我院信息化建设,提高工作效率,实现信息化管理,提高管理水平,解决海量数据问题。本文首先分析了我院现状系统的不足,根据我院实际情况从生产经营、行政办公两大板块为抓手对管理信息系统进行了全面的升级与改造,并详细介绍了系统升级后的各个板块,***后阐述了信息化建设收获与体会。


关键词:项目管理;信息化;管理信息系统;MIS


1系统的建设背景


  快速城镇化阶段要求规划编制速度更快质量更高,沈阳市规划设计研究院也确立了打造东北领先、国内一流的“三型一化”(服务型、学习型、创新型和数字化)规划院的目标,无论是主客观的要求,还是国内外领先的规划编制单位的经验都表明,信息化建设是提升规划编制水平的必须工具。


  我院信息化顶层设计为“一个中心+N个系统”(图1所示 )结构。其中,管理信息系统(以下简称MIS)是我院信息化建设中应用***广的一个系统。该系统 2011已经初步完成主体平台建设,逐步形成了以信息发布、信息浏览为主导的平台。但是相对而言,系统还存在着局限性,①据统计,每天登录系统的人数约50人次,占全院总员工的20%,比例偏低;②没有形成管理链条,特别是领导层和中层的应用不足更是体现出系统的作用没有得到有效发挥;③系统各个版块相对独立,人事管理只是单一的员工基本信息,没有与生产经营、质量技术等建立联系;④数据量大,查询、统计、管理不方便;⑤没有将院内主要版块“生产经营”纳入到系统中。

图1 一个中心+N个系统


  可以看出,原MIS没有起到管理平台的作用,系统成了鸡肋,一方面,现代的规划编制单位靠传统模式管理,不能保证信息的快速流动和共享,另一方面,原MIS原有的模块和数据缺没有用起来。因此,我院决定升级改造MIS,本次系统的升级与改造主要从生产经营、行政办公两大版块着手,同时建设改造企业门户版块、人力资源版块、档案资料版块、质量技术版块和信息基础版块。实现院级管理、部门管理和个人业务三个层次管理,分工明确,权限合理。通过管理层和技术层都有需求,即促进管理效益提高,又能促进管理系统地全面应用,推动我院信息化建设,更好的 为城乡规划编制工作服务。


2系统的建设方案、框架与实现的目标

2.1系统的建设原则

2.1.1 连续和继承性相结合原则



  充分利用现有基础,以现有的MIS作为基础,“继往开来”,不断积累,不断提高,使我院信息化建设形成一个主动的、良性的生态体系;以现有数据为基础,建立系统中各个版块直接的联系,尤其是人力资源版块,多渠道录入“人”信息。



2.1.2实用性原则


制定合理的系统实施规划,使信息化平台改造升级工作有步骤、分层次地开展,避免贪大求全,以“实用”为原则,以“能用”为标准,用起来是硬道理。以信息化作为手段,在尊重原有的操作习惯基础上把管理思想和管理要求溶入到管理系统中。便于使用,能够提高规划管理工作效率,实现管理工作全面信息化。


2.1.3主动性和安全性原则


发挥系统特有的信息共享能力,借鉴其它院系统地优点,在提升管理基础上建设系统,而不是简单地模拟现有管理模式。实现院级管理、部门管理和个人业务三级信息合理、有序地分流、继承和遗传,使信息纵向上行、纵向下行和横向沟通在安全、合理的基础上保持畅通。建立分级用户权限管理,充分保证系统的安全性与保密行。在保证数据安全与保密的前提下,实现业务应用。


2.1.4自我开发与专家咨询相结合原则


  加强我院信息中心对信息平台的消化、吸收、转化的综合能力,在关键环节上能修改、能完善、能扩展,使信息化平台真正为“我院所有”、“我院所用”。


2.2系统的框架设计

系统框架如图2所示:


图2  系统框架


2.3系统的实现目标


  利用管理信息平台,彻底整合管理资源、规范管理过程、实现物理分布、逻辑集中,从根本上解决办公的无序状态和分散状态,根本上解决业务上游、中游、下游在数据、信息、流程方面的沟通障碍,改善信息流通通而不畅的局面;全力打造具有我院特色的信息化平台,以经营管理、项目管理为核心,实现产业链信息化的全线贯通。


  以信息化作为手段,既要“化”人的观念,又要“化”人的习惯,把管理思想和管理要求溶入到管理系统中,基于系统要求去感化、强化业务行为和业务规范。通过软件来表达管理要求,软硬结合,以少制多、以小博大,达到管理上“四两拨千斤” 效果。


  通过信息化平台建设,取得信息资源合理共享、管理效率与生产效率显著提高、核心竞争力进一步充分提升的突出效益。同时,使我院信息化建设水平与应用水平在短时期内步入同行业、同区域设计行业的先进水平,为持续取得更大的进步和发展奠定坚实的基础。


3系统的层次与各个版块介绍

3.1按层次划分权限管理


  为了合理组织院级、部门、个人三层信息有合理分流,按层次系统分为领导层、部门负责人、全院员工。处在不同职务的人员具有不同的权限,既保证了分工明确,又确保了系统的保密安全性。


领导层:在系统中领导层包括院领导,各位领导按照分工可以随时查看各自分管部门的人事信息、项目信息、项目进程、项目统计(按照周、月、季、年)等。方便各位领导随时进行项目调度,从全局把握合理安排人员,提高工作效率。


部门管理:部门管理是指各个部门所长或主任对本部门进行管理,包括部门的项目管理、人事管理、信息技术、技术质量等。其中项目管理是部门管理的核心内容,当生产经营部登记并通过项目合同评审单的结果指定主办部门后,主办部门的所长或者主任便可以通过部门管理中的项目管理进行项目设计,指定项目负责人、项目专业策划、监督项目进程等。


个人事务:个人事务是指院内每位员工的事务,每位员工按照工作分工不同处理不同的事务。领导层与部门管理层随时可以查看每位员工事务申请及项目办理情况。个人事务包括个人事务、事务申请、个人信息。其中个人事务包括:我的项目、我的任务、我的公文、工作时讯、信息查阅;事务申请包括:信息技术事务、打印出版事务、技术质量事务;个人信息包括:人事信息、密码设置、签名设置、通讯信息等。如图3所示:


图3系统层次

3.2系统的功能


  升级后的MIS从一个信息发布的平台扩展了人力资源、行政管理、生产经营、档案资料、质量技术、信息基础、企业门户(6+1模式如图4所示),这些功能板块即有联系,又相对独立的功能体系,以人力资源为主线贯穿这个系统,同时又以生产经营和行政办公为抓手,带动这个系统的使用。6+1模式版块基本涵盖院内生产、管理工作。

图4系统功能图

3.3企业门户版块


  企业门户是院级公共信息的交流平台、共享平台和发布平台,也是展示设计院综合面貌的重要窗口之一。企业门户由信息中心及时更新维护,全院各个部门通过局/院网站稿件审批流程将部门每天的新闻信息提供给信息中心,信息中心经过审批整理,及时的将信息发布到企业门户系统,同时通过院内通讯通系统将发布的院内新闻信息进行广播。同时为了促进各部门提供新闻信息,系统设计了各部门新闻稿件发布动态统计图,如图5所示。升级后的MIS企业门口新增了下载中心版块、电子图书版块。下载中心版块包括院内常用软件和常用的表格(如:年休假、实习生登记表等等);电子图书版块是我院购买的1万册与规划相关的电子图书,电子图书完美集成于MIS,电子图书具有强大的查询功能与在线浏览功能,方便院内每位员工查找资料和丰富知识。

图5新闻稿件发布动态统计图

3.4人力资源版块



  人力资源管理是MIS的重要组成部分,是信息化建设的基础性设施。为适应管理需要,建设一个适应信息化管理需要的人事信息管理平台和人事信息服务平台是必不可少的。作为技术密集型的企业,人是根本,项目管理也需要人力资源管理作为基础,项目管理与人力资源链接,项目的全流程人员都有人力资源表中选取。系统一方面为行政办公、生产经营、技术质量、信息基础等子系统提供人事信息支撑,使各应用系统基础数据一体化、执行标准一体化。同时又自动从其它系统中获取人事管理需要的相关信息,如院内每位员工的获奖信息、培训信息、职称信息、项目经验信息、员工使用电子设备信息都是从质量技术部、生产经营部、信息中心录入。如图6所示:

图6 人力资源与其他版块的联系

3.5行政办公版块



  行政办公主要由我院的办公室负责,主要包括公文处理、行政管理、资产管理。其中公文处理实现了公文的电子化流转管理(从登记、办理、督办、催办、办结),代替传统的手工管理过程。通过流程的手段,实现文书业务的过程管理。行政管理包括会议室使用审批管理、领导信箱管理、工作时讯管理等。资产管理包括车辆信息管理、固定资产管理。如图7所示,为我院会议室申请,会议室申请人可以一目了然的查看现有会议室的使用情况(会议室占用时间,会议室使用结束时间等),同时也可以查看每个会议室的详细信息(如:会议室容纳人数,会议室电子设备情况等等),然后选择合适自己的会议室进行申请,填写会议室申请要求,如:是否需要桌牌、水果、茶水、照相、录像等。会议室审批人接到申请后,第一时间审批会议室,并且及时回馈给申请人,同时会议室审批人可以查看全年的会议室申请情况及使用情况。电子化会议室申请方便了申请人与审批人,同时也会减少会议室申请冲突等错误。

图7会议室申请

3.6生产经营版块


生产经营是本次系统升级的核心部分,项目管理主要以规划业务为主,兼顾工程设计业务流程,并体现出协同设计的思想。目前项目管理流程如图8所示:

图8项目管理流程



  通过设定权限,保证项目在可控范围内,并且结合ISO9001要求同步生成管理文件。在目前的基础上,继续深入和细化生产部门关心和需要的功能,从系统功能上,围绕任务下达、任务接收、任务策划、人员策划、项目进度、质量控制等要素,按照我院项目管理的特点,扩充出即有关键点控制,又有过程控制的项目管理系统。通过项目管理系统,使院、所领导可以动态地掌握项目的综合信息。以***少的管理成本、以***短的路径,实现进度要求的下达以及项目进度的实际反馈,是项目管理系统需要重点解决的课题。


  项目管理包括项目信息管理、签出与签入合同管理、客户信息管理,三者相辅相成,互相联系,如图9所示。生产经营部负责建立了项目信息台帐、合同信息台帐以及客户信息台帐等基础信息,需要进一步与体系文件结合,把任务委托、合同评审、任务书下达等过程管理起来,通过流程手段规范管理过程,通过网络手段,提高业务效率。

图9项目合同客户关系


  当接到甲方任务后,按照甲方要求填写项目信息,然后启动合同评审单,将甲方签字与要求通过高拍机扫描以附近的形式关联到表单上。合同评审后,确定设施该项目启动任务通知单,通知主办部门开始设计项目。此时,主管院长、生产经营部主任、主办部门所长都可以查看项目进度、专业的策划、人员的策划,确保了项目按时保质保量的完成。


3.7档案资料版块


  档案资料包括我院设计项目资料,当项目负责人完成项目后,需要提供电子档案与纸质档案,档案的状态分为:未归档、部分归档、完成归档。项目完结以该项目是否完整归档为依据,项目完成后,项目负责人需将所有的项目相关资料按要求提供给档案室,并提交归档审批单,经档案室审核后确定归档状态。档案的归档状态动态与生产经营项目关联,完整归档后的项目会及时反馈给生产经营部,生产经营部根据归档情况核算项目产值。这样的动态关联也促进了项目的及时归档。如图10所示:



  现我院归档项目13652项院内的每位员工可以通过系统查询到电子档案相关附件及档案借阅状态,但如果需要查看详细内容需通过借阅,待档案室工作人员批准后方可下载。

图10档案归档与项目状态关联


3.8质量技术版块


  质量技术主要由质量技术部负责,主要包括获奖项目管理、******设计项目管理、学术业绩管理、科研项目管理、企业资质管理、人员资质管理、资质培训管理、技术培训管理、传阅会议纪要管理、业务会议纪要管理、技术委员会项目管理、规划设计项目成果范本审核管理、归档清单管理等。


3.9信息基础版块


  信息基础主要由信息中心负责,同时信息中心也负责系统的维护与改造。升级后的MIS将信息中心的所有事务全部纳入系统中,主要包括硬件设备管理:日常维修、配件购置、设备总表;软件信息管理;局\院网站新闻稿件;院刊院报投稿管理。以往的全院设备日常维修采用电话报修,维修记录比较乱,每天维修工作量很大,容易遗漏。将设备日常维修实现电子化,维修记录详细,工作条理有序,设备配件更换也会有详细的清单如图11。

 

图11设备日常维护


4系统流程与表单


  业务流程管理方面的功能主要包括灵活的工作流程管理,可以根据自身需要方便地定义工作流程和各种文件传输流程;表单控制功能,表单生成器功能可根据不同的业务随心所欲定制表单;强大的安全机制,权限控制功能使系统、资源、文件更加安全;为网上审批、交互式电子政务综合办公系统提供了有效的实现方式。目前我院包含人力资源公文流程表单5个;生产经营业务流程表单共28个;质量技术业务流程表单8个;信息基础流程表单12个。例如:局/院网站稿件审批流程表单如图12、临时任务处理流程单如图13所示:

图12局/院网站稿件审批流程

图13临时任务处理流程单

5结束语


  几年来,我院的信息化建设有了长足的进步,提升了全院的工作效率和管理水平,一步步实现了预期目标。我院对MIS的实际应用效果感到很满意。



5.1信息化建设的收获

5.1.1实现了手工到信息化管理的转变,提高了管理效率


  我院先后由一个信息发布平台逐步建设了生产经营管理、行政办公、技术质量、信息基础实现“无纸化办公”。全部项目、合同,客户信息,从开始登记就被纳入系统,全程监控。过去院长出差在外,想了解情况只能靠电话,需要签字只能回去再说。现在通过移动云办公平台,院长能随时知道签了多少合同、收了多少钱,哪个项目会超期,还能及时签批合同评审单。过去手工填写申请表单,流转很困难,需要楼上楼下到处找人填表,表单有时还会丢失,现在每天打开电脑,登陆系统需要自己处理的业务或者申请业务只需在系统中点击几步便可以实现,处理完后提交到下一环节,减少了找人签字的麻烦,也不会遗漏。


5.1.2信息的收集、管理和利用效率显著提高


  使用MIS,我院的信息收集、管理和利用发生了根本改变:


  一是信息量大。经营和项目的全部信息,从合同登记、变更、收费,到项目登记、策划、安排参与部门、专业、人员,项目阶段计划时间、完成情况等,都在系统内管理。


  二是信息准确、及时,是“单通道”。信息都是实时采集、实时入库;入口******,不在系统中登记项目信息就不能往下进行;这就保证了项目信息的******性,各模块可以自动继承。


  三是信息价值高。各级领导可以随时查看各项目信息、人员安排、产值分配及收支情况等,跟踪项目运行情况;领导需要的各种统计数据准确详实。设计人员也很清楚自己承担的项目、角色及分配情况。


5.1.3 通过现代信息化手段促进管理信息系统使用


1)分院通过VPN方式与总院同步


  利用虚拟专用网络(VirtualPrivateNetwork,简称VPN),通过互联网使总院与分院之间网络连通,分院便可以通过VPN方式进行网上办公,办公条件完全与总院一样,这样也保证了信息同步,同时,出差在外的人员,只要通过VPN就能进入我院网络进行异地办公。如图14所示:

图14 VPN异地办公

2)管理信息系统实现移动办公


  我院利用云虚拟化技术建立了移动办公平台,如图15所示:实现了iPhone、iPad、Android系统移动设备移动办公,员工可以随时使用移动终端设备登录院管理信息系统进行网上办公、掌握项目信息、查看院内企业门户等,更加方便我院职工进行网上办公。

图15 云虚拟化技术


5.2信息化建设的体会


  我院在推行MIS中我们克服了各种阻力,始终坚定不移,应用成果的取得确实来之不易。实践中,我们有一些切身体会:


  1)领导重视:信息化建设必须由院领导,而且是主管领导亲自抓、亲自参与,否则投入再大,做得再好,也有可能失败。因为院长想了解哪些信息,管到什么程度,具体部门并不清楚。如果院长没这个意识,不去思考,开发的系统就不会符合院长的需要,就很难用。


  人们往往会本能地拒绝使用自己不熟悉的东西,信息化管理也会遇到阻力。我院领导班子的态度坚决,把信息化建设纳入到我院“百日会战”工作议程中,采用了强硬的手段推行,各流程由相关责任部门负责提醒、定期公布执行情况制定了奖惩规定。


  2)选准突破口,步步深入有实效:我院结合自己的情况,选择从生产管理、行政办公入手,一是希望借助信息化手段规范生产管理;二是系统设计基本流程和操作方法尊重了原有的办公习惯,同时系统又把管理思想和管理要求溶入到系统,;三是系统比较成熟,能根据需要灵活调整表单格式、流程。由于切入点选得好,收到实效,并由此深化了全院的认识,逐步扩大了需求和应用。


  3)加强培训,发现问题解决问题:信息化是管理的一次飞跃,每个员工都面临传统工作习惯改变的挑战。为帮助大家尽快接受、掌握MIS直到熟练应用,院里信息中心组织了各种各样的培训,上门服务、调研、遇到问题解决问题,手把手地教如何处理表单,边学边完成业务处理。



  4)各部门的大力支持:很多表单流程都是职能部门发起,作为流程的起点,我院的职能部门做了很好的表率,积极配合,并且在推行无纸化办公期间负责督促流程中环节负责人。为流程顺利运行提供了保障。同时,流程在延伸过程中,各部门负责人也大力支持,要求所内员工使用系统,熟悉系统。


  目前我院已取消了纸质办公,实现了无纸化办公。系统对项目的管理、行政办公管理、技术质量、信息基础已逐渐显示出优势。MIS已经成为我院日常工作管理不可或缺的帮手。



参考文献


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